בעבר, בכניסה לכל משרד עמד שעון נוכחות דרכו כל עובד היה צריך לעבור ולהחתים.
עולם הנוכחות התפתח פלאים והיום עומדות בפני עסקים וארגונים מגוון אפשרויות לדיווח נוכחות

מהי הדרך היעילה לנהל זאת, ומה חשוב לדעת על כל מערכת? על כך בסקירה שלפניכם.

הטכנולוגיות החדישות של היום מאפשרות רישום נוכחות במגוון דרכים, ושעון הנוכחות הקלאסי הוא רק אחת מהן. כך למשל, ניתן היום לשלב את רישום הנוכחות בבקרת הכניסה, באמצעות זיהוי פנים או בבקרה ביומטרית. אופציה נפוצה נוספת היא דיווח נוכחות באמצעות המחשב במסוף העבודה בתחילת יום העבודה או בסופו, באמצעות אפליקציה סלולרית ואפילו דרך הקופה הרושמת במקרה של עסקים קמעונאיים.

האמת היא שאופן הרישום הוא הצד הפשוט של ניהול נוכחות. הפן המשמעותי קשור לתוכנת ניהול הנוכחות שבאמצעותה ניתן לנהל את כלל אמצעי הדיווח, להעביר דיווחים באופן פשוט ומדויק לחישוב השכר ולוודא שאין חריגה מחוקי ההעסקה.

תוכנות ניהול הנוכחות מאפשרות תכנון משמרות ופילוח נתונים לייעול העסק, ובמציאות הנוכחית הן חייבות לעמוד בכל האתגרים הכרוכים באבטחת מידע ואיומי סייבר.

בעוד שהיום מרבית אמצעי רישום הנוכחות הם אמינים, יש הבדלים משמעותיים בין תוכנות ניהול הנוכחות המוצעות בשוק. שימו לב שהתוכנה שלכם יודעת לאסוף ולסנכרן את המידע המדויק מכלל אמצעי הדיווח, ואם הדבר נעשה באופן אוטומטי ולא ידני- הרי שעבודתכם תעשה פשוטה קלה ומדויקת יותר.  כמו כן, יש לשים לב כי תוכנת הנוכחות שברשותכם מתעדכנת אוטומטית עם כל שינוי בחוקי העסקה כדי למנוע פערים בשכר ובתנאים מול העובדים שלכם.

ודאות הרמטית וגמישות מרבית

קיימים היום אמצעים שונים לדיווח נוכחות גם ללא שעון נוכחות פיזי, אך עדיין ישנם עסקים שמעדיפים לשמר אותו, משיקולי הרגל או סוג של מסורת, המסמנת את תחילת יום העבודה הרשמי. הדבר נפוץ למשל בענפים שבהם העבודה לא מתבצעת מול מסוף המחשב, ושלא נדרשת בהם אוריינות דיגיטלית.

במקרים כאלו אנו ממליצים להשתמש בשעון נוכחות ביומטרי המבוסס על טביעת אצבע, כדי להיות רגועים ולדעת שישנה וודאות ואמינות, ואין אפשרות  לזייף את הנתונים.
יתרון נוסף של מערכת ביומטרית הוא הגמישות שניתנת לעסק במקרה שיש אזורים הדורשים הרשאות מיוחדות, המערכת הביומטרית מתממשקת למערכת בקרת הדלתות ויודעת לזהות ולהגיב לכל הרשאה וכן, בעסקים מבוזרים ניתן להגדיר בפעם אחת את טביעת האצבע של העובד ולסנכרן את המידע עם כל הסניפים/ האתרים של העסק.

כמו כן, בארגונים גדולים שבהם יש חדר אוכל, המערכת הביומטרית יכולה לספק גם הרשאות כניסה אליו ולספק מידע שיכול לסייע לוגיסטית.

ללכת עם ולהרגיש בלי

יתרון נוסף שיש לשעון הנוכחות הביומטרי, קשור לתחום הפסיכולוגיה התעסוקתית והארגונית. האופן שבו התפתחה תעשיית ההייטק, כלל גם סוג של ריאקציה נגד סביבת העבודה המסורתית ובראשה – שעון הנוכחות המסורתי. נגדו, ונגד הפיקוח ההדוק שהוא סימל, יצאו עובדים ומנהלים בענף.

מערכת נוכחות ביומטרית שמשולבת באופן סמוי במערך בקרת הכניסה השולטת על פתיחת הדלתות בחברה, עוקפת זאת. ברגע שזוהתה טביעת האצבע של העובד היא יודעת לתרגם זאת לדיווח נוכחות לכל דבר.