החזר על ההשקעה הוא מדד הקובע ועיקרי בעת קבלת ההחלטות בתהליך של רכישות תוכנה מסוימות.
נקודת המפתח היא "שיפור" בהיבטים שונים כגון תפעול אבל הכי חשוב תמיד הסתכלות במונחים של כסף. זוהי עובדה כי עלות עבודה היא עלות משמעותית בעסקים רבים. בואו נבסס אותו פשוט על תַחשִׁיב; אם איחור של עובד אחד אשר עלות שעה לחברה הינה סביב 60 ש"ח, ניתן להעריך את ההפסדים הנגרמים במשך חמש שעות של איחור מחמישה עובדים ב- 1500 ש"ח וזו רק ההתחלה. באמצעות מחשוב מערכות ענן לניהול נוכחות החברה יכולה להתגבר בקלות ולמנוע נזקים והפסדים.
מאמר זה מרחיב על החיסרון של חישוב נוכחות ידני אוכף חוק ואיך מיכון נכון של המערכת בתוספת מחשוב ענן יכול לחסוך לחברה הרבה כסף באופן מיידי ובתקופה קצרה.
החסרונות של חישוב שעות ידני
לטעות זה אנושי בני אדם עושים טעויות. אולם בעת מעקב ידני אחר קבוצה גדולה של עובדים, על פני מחלקות שונות במשך 40 שעות בשבוע, טעויות הן בלתי נמנעות. הסיכויים של ההתנגדות עובדים הנובעת כאשר הם משתכרים מתשלום יתר הם נמוכים יותר מאשר הם מקופחים.
שיפורים שניתן להשיג
באמצעות מחשוב מערכת נוכחות ושימוש במערכת ביומטרית ניתן להפחית את הסיכון של טעויות אנוש ולהבטיח אמינות ללא אפשרות דיווח "מטעם גורם אחר" אלא רישום מדויק, מזוהה ומאומת של המדווח בזמן אמת. בחישוב ידני לוקח זמן בממוצע של 15 דקות למלא ולעבד את השכר לעובד יחיד. נחוץ ימי עבודה שלמים למחלקת משאבי אנוש על מנת לחשב ולעבד את השכר עבור חברה של 60 עובדים. שיטות אחרות כוללות העסקת עובדים נוספים כדי לצמצם את הזמן הדרוש כדי לעבד את המשכורות, שהוא גם ROI החזר השקעה שלילי. באמצעות מחשוב למרבה הפלא אוטומטיות מערכות מחשוב כאשר כל הנתונים זמינים ונכונים במערכת, חישובי השכר נעשים לפי הדיווחים הנכונים, אשר בתורו מפחית משמעותית את הזמן שנדרש כדי לעבד שכר לטובת החברה כי האוטומציה מאפשרת חישוב מיידי לכולם באצווה בניגוד לחישוב ידני.
טעות בעליל בחישוב שעות נוספות או לטעות במיקום הנקודה העשרונית, בהחלט הוצאות נוספות לחברה. ברוב המקרים תוצאות טעות תשלום יתר לא תזוהינה וכתוצאה מכך העלות תלך לאיבוד. אם מתגלה השגיאה לפני התשלום, התיקונים צריכים להיעשות והתוצאה עדיין תהיה נפסד, בצורה של זמן וכסף, כמובן.
באמצעות מחשוב ובקרה היתרון הגדול הוא עמידתו בפני החוק ומדיניות החברה; חישובים הם מרכיבים סטנדרטיים אשר נבדקים בכל פעם לפני שמשחררים את גרסת התוכנה. התוכנה מלכדת נתונים מתאימים כדי להפיק תוצאות המתאימות על פי נתונים שנמסרו. לפיכך, פחות שגיאות צפויות להתבצע במערכת האוטומטית.
הונאה היא מקרה נפוץ בשעון נוכחות עם כרטיס או בחישוב ידני כאשר עובדים מזייפים את הרישום שלהם או של חבר במספר שעות עבודה מדווחים. יש לזה השפעה שלילית על הפרודוקטיביות של הארגון לאור אובדן שעות עבודה ומשימות שלא בוצעו.
שימוש בביומטריה מאפשר למשתמש להרגילו ליושר. שעון ביומטרי מצליח לרסן מצב של זהות בדויה כי זה מבוסס על אימות פיזי של הגוף (אצבע או פנים) אשר אינו בר החלפה. השימוש בביומטריה מקדם יושר בקרב צוות העובדים ומגביר מערכת אמון בחברה. בסוף היום, הפרודוקטיביות יכולה להימדד על ידי ניתוח נתוני נוכחות בלוחות זמנים ומשימות שמילאו.
העובדים מקבלים תשלום על שעות עבודה. אם השכר החודשי לא מעובד עבור החודש בשל היעדרות עובדים, אי השלמות של שעות עקב אילוצי פרט או אחר, מספר העובדים הלא המרוצים ישפיע על תוצאות עסקאות עתידיות. במקרה זה הפרת חוזה או החוק יכולה להיות ישימה. ניתן להשיג שיפורים באמצעות מחשוב כי הכל מבוקר ונמצא תחת שליטה. עם מערכות אוטומטיות של נוכחות ושכר, ניתן לתזמן עיבוד של שכר במועד קבוע מדי כל חודש בהתאם וכאשר נדרש.
במערכת נוכחות רגילה וידנית אתה מוגבל על ידי מיקום, אלא אם כן אתה במשרד או שיש לך מישהו שיכול לספק את המידע, כלומר אין דרך לגשת למערכת כדי להשיג את המידע הדרוש או לפקח על מקום הימצאו של הצוות שלך.
באמצעות מחשוב באופן מיוחד עם מערכת נוכחות מבוסס ענן ניתן להשיג ניטור מידע 24/7 המאפשר ניהול אשר אינו מוגבל במיקום הפיזי. מתחברים למערכת ענן ומנטרים את רישומי נוכחות עובדים בזמן שאתה מחוץ למשרד, בחופשה או בכל מקום אחר וכאשר מחובר לאינטרנט.
