בארגונים רבים קיים מערך של עובדי שטח המבצעים את רוב פעילותם השוטפת מחוץ למשרדי הארגון. ממתקינים ועובדי תחזוקה ועד לעובדים סוציאליים, קיים טווח רחב של מקצועות אשר אינם נעשים תחת מתחם אחד.

הדבר יוצר מורכבויות רבות בניהול הארגון, אך הזירה הבולטת ביותר בה הן באות לידי ביטוי היא ברישום הנוכחות וחישוב השכר. בעוד שברוב הארגונים בישראל, רישום נוכחות ושעות העובד במתחם הוא מובן מאליו והמעסיקים לרוב מנהלים אותו בקפדנות, משהו מתרופף במערכת כשזה מגיע לעובדי השטח. קיימות מספר טעויות שמעסיקים רבים נופלים אליהן ובמידה וניתן אליהן את הדעת, ניהול העובדים יעשה באופן יעיל בהרבה.
אלו כמה נקודות שחשוב להכיר בניהול עובדי שטח:

• שכר גלובלי אינו מבטל את הצורך ברישום

מעסיקים רבים מנסים לפתור את המורכבות שברישום נוכחות עובדי השטח על ידי קביעת שכר גלובלי. הם מאמינים כי הסדר שכר קבוע מייתר את הצורך ברישום נוכחות ושעות עבודה ועל ידי זאת מבקשים לצאת מהתסבוכת.

לרוע המזל, הדבר מנוגד לחוק הישראלי. מעבר לעובדה שניהול יומן נוכחות ושעות עבודה מהווה חובה מעוגנת בחוק עבור כל עובד בישראל, לרבות עובדים גלובליים, הדבר אינו מאפשר לחשב שעות נוספות. לכן, חשוב לדעת כי קביעת שכר גלובלי אינה פוטרת את המעסיק מרישום השעות.

• חיוב העובדים להגיע למשרד לרישום

במקרים רבים, המעסיקים הקפדניים דורשים מהעובדים להתחיל את יום העבודה במשרד כדי להעביר כרטיס נוכחות לפני שיצאו אל השטח וכן, לשוב למשרד בתום עבודתם. גם פתרון זה מביא עמו לא מעט אתגרים.

– הוא פוגע ביעילות העובד וגובה זמן רב שיכול היה להיות מושקע בעבודה בבירוקרטיה.

– הוא יוצר תסכול בקרב העובדים הנדרשים להתעכב לאחר סיום עבודתם.

– הצורך בהגעה למשרד מאריך למעשה את שעות העבודה.

• שימוש באמצעים מיושנים

בארגונים מסוימים, העובד מדווח על ידי שיחה טלפונית למשרד או על ידי כניסה לאתר. פתרונות אלו, אף על פי שהם בהחלט יעילים יותר מהטעויות שציינו לפני כן, מסורבלים ולא מספיק נוחים לעובדים.

אז מה עושים?

כיום קיימות פתרונות חדשניים לדיווח נוכחות מרחוק וללא צורך בהתקנה.

הפתרון הנפוץ ביותר זוהי אפליקציית נוכחות באמצעותה ניתן לדווח נוכחות, היעדרויות ואירועים מיוחדים ואף לערוך דוחות ודיווחים קודמים. כמו כן, ישנן אפליקציות בהן יש הרשאות מיוחדות למנהלים וביניהם, לאשר דיווחי ודוחות עובדים, לשלוח התראות ולנהל את נוכחות העובדים מרחוק וללא צורך להגיע למשרד.

זהו כמובן הפתרון האידיאלי והנוח ביותר לעובדים, כיוון שהאפליקציה מותקנת על המכשיר הסלולרי של העובד ואפילו מאתרת את מיקומו בעת הדיווח.

כאשר משתמשים במערכת ניהול נוכחות, הדיווחים מגיעים באופן אוטומטי למקום אחד, מכל אמצעי הדיווח השונים- גם אלו המדווחים במשרדי הארגון על ידי שעונים וכו וגם של עובדי השטח המדווחים באמצעות האפליקציה.

פתרון נוסף הנותן מענה לעובדים שאין בידם מכשיר סלולרי חכם, הוא דיווח באמצעות שיחת טלפון/ טלפון נייח. באמצעות ביצוע שיחת טלפון למספר ייעודי, נרשם הדיווח והמערכת יודעת לשייך את הכניסות והיציאות של העובד וכמובן כאשר יש מערכת ניהול נוכחות מתקדמת הדיווח נרשם ככלל הדיווחים באופן אוטומטי ומיידי.